Docudistri geautomatiseerd uitgave systeem

De Docudistri is een totaal oplossing voor het veilig opslaan, beheren en uitgeven van waarde documenten zoals paspoorten, rijbewijzen en identiteitskaarten. Het beheer en de uitgifte van deze documenten gebeurd volledig geautomatiseerd, wat zorgt voor snellere uitgifte, lagere kosten en vergrote veiligheid.

Invoer

Bij binnenkomst moeten de documenten ingevoerd worden in de Docudistri. Met een scanner wordt de barcode op het document gescand waarna het document in de Docudistri wordt geplaatst. Een robotsysteem bergt het document in ongeveer 2 seconden op in het daarvoor gereserveerde slot. Ondertussen kan een volgend document gescand worden. Documenten kunnen direct aan de opslag van de DocuDistri worden ingevoerd. Documenten behoeven niet eerst in een drager te worden geplaatst. Dit gebruiksvriendelijke proces uw medewerkers kostbare tijd.

Opslag

De Docudistri kan in een beveiligde ruimte worden geplaatst waar onbevoegden geen toegang toe hebben. Hierdoor zijn de documenten veilig opgeslagen. De kast zelf is ook gesloten. Documenten worden niet handmatig geplaatst of gehaald, het robotsysteem zorgt hiervoor. Dit vergroot de veiligheid van de opgeslagen documenten.

Uitgifte

Burgers komen nog steeds graag op het gemeentehuis langs om hun paspoort, rijbewijs of ID kaart op te halen. Vaak gebeurt dit op afspraak. Eenmaal aan de balie volstaat een eenvoudige handeling van de baliemedewerker om het juiste document op te vragen. Eenmaal aangekomen opent de patroon automatisch zodat het document kan worden uitgenomen. De patroon sluit hierna wederom automatisch en zal terug worden gestuurd naar de opslag van de DocuDistri. Omdat het systeem beschikt over meerdere patronen is de snelheid van het systeem geborgd.

Op dit moment zijn 80% van alle DocuDistri systemen geintegreerd in het BRP van desbetreffende gemeente. Het grote voordeel voor uw medewerkers? Zij werken alleen in de BRP applicatie. Gedurende het uitgifteproces ontvangt de DocuDistri een signaal van deze applicatie om het document bij de juiste balie af te leveren.

De kans op het maken van fouten (of zelfs fraude) wordt hiermee geminimaliseerd. Daarnaast behoeven uw baliemedewerkers dus geen opleiding te genieten om met het DocuDistri systeem te kunnen werken. Het is naast bovenstaande tevens fijn te weten dat de DocuDistri ook stand alone kan functioneren.

Kenmerken

• Documenten kunnen snel en eenvoudig in de DocuDistri geplaatst worden;
• Er hoeft nooit meer alfabetisch – lexicografisch gesorteerd te worden;
• Veilig omdat er nooit meer dan 1 document in de publieksruimte is;
• Medewerkers kunnen aan de balie blijven;
• Uw medewerkers ervaren verbeterde arbeidsomstandigheden;
• Uw organisatie werkt efficiënter omdat minder mensen nu meer kunnen doen;
• Geen “steeds weer terugkomende handelingen” zoals het plaatsen (en later weer uitnemen) van documenten in transportdragers;
• Gereed voor 24-uurs automatische uitgifte;
• Inzetbaar voor kleine en grote gemeenten;
• GBA-systeem onafhankelijk;
• Integratie met uw huidige GBA-applicatie mogelijk zodat het uitgifte proces versneld en fraude geminimaliseerd kan worden.

Wilt u meer weten over de Docudistri?

Stel ons uw vraag en wij nemen vrijblijvend contact met u op.